Pengertian Kas Kecil

Kas kecil, atau petty cash, adalah sejumlah kecil uang tunai yang disimpan oleh bisnis Anda untuk membayar pengeluaran bisnis yang lebih kecil. Kas kecil adalah alternatif yang nyaman untuk menulis cek untuk transaksi yang lebih kecil.

Misalnya, Anda dapat mengirim karyawan untuk mengambil perlengkapan kantor, seperti staples atau kertas printer. Anda akan menggunakan dana tunai kecil Anda untuk mengganti uang karyawan Anda untuk pembelian persediaan.

Fungsi kas kecil

Anda dapat menggunakan kas kecil untuk pembelian kecil apa pun. Penggunaan kas kecil berkisar di mana saja dari membeli stempel untuk memiliki bagel dikirim untuk pertemuan pagi.

Menggunakan kas kecil menghemat waktu Anda untuk menulis dan menghabiskan cek Anda. Dan, beberapa vendor tidak menerima pembelian kartu debit atau kredit untuk pembayaran dengan jumlah dolar tertentu.

Berapa besar dana kas kecil?

Jumlah yang disimpan dalam dana kas kecil bervariasi untuk setiap bisnis. Untuk beberapa orang, Rp1.000.000 mungkin cukup. Orang lain mungkin memiliki 3-5 juta  dalam dana kas kecil mereka. Dana tunai kecil biasanya tergantung pada seberapa sering bisnis Anda melakukan pembelian kecil.

Sebagian besar bisnis akan mencadangkan cukup uang dalam dana mereka untuk memenuhi kebutuhan bulanan mereka. Namun, menyimpan terlalu banyak uang tunai dapat menyebabkan dana yang tidak digunakan tersimpan di akun.

Ketika bisnis Anda tumbuh, Anda mungkin perlu mengevaluasi kembali jumlah yang Anda simpan dalam dana kas kecil Anda. Tambah dan kurangi dana Anda sesuai kebutuhan.

Akuntabilitas kas kecil

Karyawan yang ditunjuk, penjaga kas kecil, bertanggung jawab atas penggunaan kas kecil bisnis Anda. Ketika seorang karyawan mengambil uang dari dana kas kecil, penjaga kas kecil harus mencatat siapa yang mengambil uang itu, jumlah yang diambil, untuk apa uang itu, dan tanggalnya.

Seorang karyawan yang menggunakan kas kecil harus memberikan tanda terima untuk pembelian kepada penjaga kas kecil tersebut. Berikan kwitansi kepada departemen keuangan Anda atau orang yang menangani buku bisnis kecil Anda.

Anda biasanya mengevaluasi dana kas kecil Anda di akhir setiap bulan untuk saldo yang lebih akurat. Ingatlah untuk mencatat pengeluaran kas kecil di akun Anda sebagai entri jurnal.

Penggunaan Kas kecil

Anda harus menentukan petty cash  apa yang bisa digunakan. Pastikan karyawan Anda memahami apa yang dapat atau tidak dapat digunakan oleh dana kas kecil dengan membuat kebijakan kas kecil.

Tentukan jumlah yang wajar untuk petty cash Anda. Menetapkan berapa jumlah untuk memenuhi kebutuhan kas kecil bisnis Anda sangat penting. Ketika dana petty cash Anda hampir habis, Anda harus mengisinya kembali. Anda tidak ingin mengisi saldo terlalu sering. Dan, Anda tidak ingin jumlahnya terlalu tinggi jika terjadi pencurian.

Jangan memberikan akses kas kecil ke setiap karyawan. Kustodian kas kecil Anda harus menjadi satu-satunya karyawan yang membagikan uang kas kecil. Kustodian kas kecil Anda menentukan apakah pengeluarannya sesuai dengan kebijakan kas kecil bisnis Anda.

Kas kecil dianggap aset yang sangat likuid. Karyawan atau pelanggan dapat dengan mudah mencuri uang tunai Anda. Jangan biarkan dana kas kecil Anda tanpa pengawasan. Pertimbangkan menyimpan kas kecil Anda di laci, brankas, atau lemari arsip.

sumber: https://www.patriotsoftware.com/accounting/training/blog/petty-cash-want-use/akun